Det är viktigt att de anställda har en väl utformad arbetsplats för att förebygga muskuloskeletala sjukdomar, stukningar och andra ergonomirelaterade skador. Och för ett växande antal arbetstagare omfattar detta även deras hemkontor.
När COVID-19 ökade i världen i början av 2020 övergick företagen i stor skala till distansarbete. Många organisationer intalade sig själva att saker och ting skulle återgå till det normala när COVID-19-hotet hade avtagit, men drygt två år senare står det klart att pandemin markerade en vändpunkt – inte en kort paus i hur vi gör affärer.
Uppgifter visar att pandemin har förändrat hur arbetsgivare och arbetstagare ser på framtiden för kontorsmiljön. Vissa organisationer fortsätter att söka hybridalternativ, medan andra ser helt och hållet fjärrstyrda alternativ som verktyg för att behålla och rekrytera talanger. Enligt en nyligen genomförd studie vid Stanford University minskade hybridalternativ för ett stort teknikföretag avgångsfrekvensen med 35 %.
När det gäller hybridalternativ, för dem vars arbete kan utföras hemifrån, rapporterar över hälften av de anställda att de föredrar att arbeta färre än tre dagar i veckan på kontoret.
Trots dessa fördelar är många arbetsmiljöer för hemarbete behäftade med hälso- och säkerhetsrisker. För att skydda de anställda från skador och för att undvika skyhöga kostnader för arbetsskadeersättning måste arbetsgivarna prioritera säkerheten och välbefinnandet hos sina hemarbetande. Detta börjar med att ta itu med en av de främsta riskerna med distansarbete: dålig ergonomi.
Det är vanligt att man hör talas om hemarbetande anställda som sitter i en soffa eller sitter obekvämt vid köksbänken eller bordet och slänger sig över en bärbar dator. Ofta saknar distansarbetarna tillgång till justerbar kontorsutrustning eller kunskap om hur de ska optimera sin hemmiljö för att uppnå en idealisk ergonomisk inställning.
För att göra saken värre kan det hända att arbetstagarna till slut måste logga fler timmar hemma i dessa obekväma kroppsställningar. I miljöer med okontrollerade ergonomiska risker ökar antalet arbetsskador. Vi förknippar vanligtvis handleds- och handskador med datorarbete, men risken är faktiskt också vanlig för ländryggen, axlarna, nacken, ögonen, armbågarna och underarmarna.
“Det är ett växande problem”, säger Katherine Mendoza, EHS-direktör vid National Safety Council. “Om många företag inte ser en ökning ännu (av muskuloskeletala sjukdomar) kommer de förmodligen att göra det, och detta är en möjlighet för företagen att börja tänka på det.”
Experter hävdar att ergonomiska skador normalt tar sex till tolv månader att utvecklas, vilket gör tidig upptäckt och proaktiva åtgärder viktiga. Faktum är att redan i mitten av 2020 rapporterade 41 % av alla arbetstagare ny eller ökad smärta i axlar, rygg eller handleder.
Ökad smärta, obehag och skador har en negativ inverkan på de anställdas moral, välbefinnande och produktivitet. Utöver de individuella skadorna kan ergonomiska problem också bidra till höga direkta och indirekta kostnader som påverkar företagets verksamhet och ekonomiska resultat.
“Att anta en kultur av förebyggande åtgärder är avgörande i denna nya miljö eftersom det gör det möjligt för företag att upptäcka tidiga varningssignaler för problem, som smärta och obehag, och att vidta åtgärder innan skador kan utvecklas”, säger Kevin Costello, ergonom och ordförande för U.S. Ergonomics i New York.
Insamling av exakta data i realtid om anställdas arbetsbeteende och riskexponering var nyckeln till att hantera ergonomiska risker på kontoret före pandemin. Men när anställda i praktiken är osynliga när de arbetar på distans blir det ännu viktigare att samla in exakta riskdata i realtid.
För att ett företag ska kunna hantera ergonomiska risker på ett effektivt sätt måste det ha insyn i vad som händer på arbetsplatsen, även om arbetsplatsen nu sträcker sig in i de anställdas hem. När en organisation saknar denna insyn i riskerna blir det allt svårare att upptäcka dålig inställning av de anställdas arbetsstationer eller riskbeteenden samt att ge rekommendationer för att åtgärda dessa problem.
Digitala lösningar som engagerar de anställda i den regelbundna riskbedömningen och ger dem möjlighet att ta itu med dessa problem tidigt kan vara skillnaden mellan att kontrollera skador eller att bli kontrollerad av dem. När du bestämmer vilken mjukvarulösning som kan hjälpa dig att hantera ergonomiska risker på din distansarbetsplats bör du tänka på följande:
Inbjudan till anställda att spela en roll i riskhanteringen
Många anställda är omedvetna om att specifika beteenden eller till och med utformningen av deras arbetsstationer kan öka risken för en mjukdelsskada. Ofta är det första steget i hanteringen av ergonomiska risker att få information om var farorna finns i arbetsmiljön.
När man överväger en programvarulösning är det viktigt att välja en som erbjuder verktyg för att öka medarbetarnas medvetenhet om ergonomiska risker samtidigt som de anställda kan bedöma sin egen nivå av riskexponering genom att ta hänsyn till sina personliga arbetsbeteenden och arbetsstationens utformning. Dessutom måste dessa verktyg hjälpa till att vägleda de anställda till korrigerande åtgärder. Plattformar som hjälper till att lyfta fram kritiska problem och rikta uppmärksamheten mot frågor som är relevanta för den enskilda arbetstagaren är oerhört användbara för att få och behålla arbetstagarna engagerade i program för hälsa och säkerhet på arbetsplatsen.
Främja självmedvetenhet och beteendeförändring.
Att bara utforma mer ergonomiskt sunda arbetsstationer är ingen garanti för en skadefri arbetsplats. Människor kan fortfarande anta dåliga arbetsställningar och osäkra arbetsbeteenden i en idealisk arbetsmiljö.
Därför måste arbetsgivarna konsekvent engagera varje anställd och uppmuntra dem att kontinuerligt bedöma hur de arbetar, hur det kan påverka deras riskexponering och föreslå förändringar för att säkerställa att riskerna hanteras aktivt. Engagera medarbetarna för att driva denna nivå av självmedvetenhet och beteendemässig självreflektion för att ge dem möjlighet att vidta korrigerande åtgärder.
Mjukvarulösningar som övervakar arbetsmönster och uppmuntrar till regelbundna pauser med rörelse kan vara effektiva för att främja ökad cirkulation och minskad muskeltrötthet. Verktyg som ökar kroppsmedvetenheten, t.ex. genom att lägga märke till sittställningar eller handledens position på ett tangentbord, kan bidra till att minska statiska positioner som kan leda till stelhet.
Det är viktigt att notera att dessa lösningar endast kommer att vara effektiva om de är tillräckligt sofistikerade för att fungera tillsammans med de anställda i stället för att skapa motstånd. Aktivitetsbaserade påminnelser tas till exempel bättre emot än tidsbaserade. Att se till att de anställda kontinuerligt kan bedöma sin ergonomiska riskexponering och göra små justeringar i sitt arbetssätt bidrar till att skapa en kultur av ständiga förbättringar.
Lösningarna kan vara individuella, men ett formellt ergonomisystem inför en underliggande kultur av acceptans och medvetenhet. När anställda upplever att företaget ger dem uppmaningar om kroppsmedvetenhet och pauser för psykisk hälsa kan de känna mindre stigmatisering när det gäller att ta upp ett ergonomirelaterat problem med en chef eller kollega.
Fokusera på individen
För att hantera ergonomiska risker på ett hållbart sätt krävs medarbetarnas egenansvar, eftersom dina ergonomiexperter inte kan vara överallt samtidigt. Att utnyttja teknik för att anpassa ditt ergonomiprogram till varje anställd säkerställer att lösningar och data är relevanta för dem och ger dem befogenheter att inte bara hitta problem utan också åtgärda dem. När allt kommer omkring är det de anställda som faktiskt utsätts för faran som har mest att vinna på att förbättra ergonomin på kontoret.
Alla ergonomiska programvarulösningar som övervägs bör innehålla funktioner som hjälper till att vägleda och ge de anställda möjlighet att lösa identifierade risker, inklusive möjligheten att skapa individuella handlingsplaner som erbjuder forskningsbaserade rekommendationer om hur de anställda enkelt och kostnadseffektivt kan åtgärda risker på egen hand. I idealfallet ska de anställda, när programvaran upptäcker ett problem, ha ett sätt att vidta omedelbara åtgärder, till exempel kontakta någon inom organisationen eller en extern säkerhetsexpert.
Och även om ergonomiska rekommendationer måste vara personliga, är det också kraftfullt att samla data från hela systemet. Om du kan visa alla anställda hur ergonomiska risker identifieras, bedöms och löses, kommer det att bidra till att få acceptans och säkerställa framtida framgångar.
Ge de anställda återkopplingsslingor
Slutligen kommer en bra lösning att innehålla sätt för de anställda att sluta loopen genom att ange när och hur ett ergonomiskt problem har lösts eller håller på att åtgärdas.
Genom kontinuerliga påminnelser kan medarbetarna reflektera över sina framsteg, få uppfriskningar om vikten av vissa ergonomiska anpassningar och prioritera sin mentala och fysiska hälsa på mer smått och gott sätt. Med tiden möjliggör mikrolärning en större medvetenhet om ergonomiska problem för att minska skador och hålla dessa fall nere. De anställda kan också rapportera tillbaka om hur de har tagit itu med och hanterat potentiella risker, vilket bidrar till att stärka ett ergonomiprogram på lång sikt.
Slutligen
Lösningen behöver inte vara ett nytt skrivbord eller en ny ergonomisk kontorsstol. Det finns många fantastiska lösningar för att minska risken och göra det bekvämare för den anställde. Det är oerhört viktigt att engagera de anställda som en del av lösningen.
Den framgång som många av våra kunder har haft när det gäller att minska de ergonomiska riskerna i hela arbetsstyrkan beror på att de har fokuserat på medarbetarnas engagemang. De utformade sitt ergonomiprogram så att det var lätt att använda, relevant och tilltalande. Deras program prioriterade också de anställdas behov och intressen.
Högpresterande organisationer som använder ett ergonomiskt program som är inriktat på arbetskraften och som lyckas engagera sina anställda kommer inte bara att kunna övervinna utmaningarna med att hålla distansanställda på plats.
